9 indicadores hospitalares para melhorar a produtividade
O controle avançado de indicadores hospitalares é essencial para promover as melhores práticas do mercado, aperfeiçoar as atividades dos colaboradores, identificar processos críticos, reduzir custos e aumentar a produtividade. Com o uso de sistemas digitais, esse controle é totalmente automatizado e facilitado com ferramentas como o Business Intelligence. Não por acaso, os hospitais brasileiros têm investido cada vez mais em sistemas do tipo. Em 2018, 69% dos hospitais associados à Anahp investiram em BI, de acordo com o estudo “Observatório 2018” publicado pela organização.
Esse número é apenas um indicativo da tendência mundial das instituições de saúde em ampliar a gestão estratégica dentro dos hospitais por meio de novas tecnologias como o BI e o Big Data. A inteligência que o BI agrega às informações geradas nos sistemas de gestão otimizam a identificação de falhas e proporcionam uma visão crítica dos processos desde a recepção até o faturamento. Tais tecnologias trazem resultados não somente aos gestores, mas também às equipes médicas, de enfermagem, áreas de apoio e aos pacientes. Atuar de maneira preditiva analisando indicadores hospitalares de eventos adversos e identificando as causas raiz, pode significar um enorme e gratificante resultado de qualidade na assistência ao paciente.
Nesse artigo, vamos abordar alguns indicadores hospitalares relevantes para melhorar a produtividade dos diferentes setores hospitalares. Confira!
Indicadores hospitalares essenciais
- Faturamento e Gestão de Glosas: o controle de glosas é um dos principais desafios para os gestores de instituições de saúde. Os problemas vão desde um lançamento de material errado na conta do paciente até uma configuração errada de tabela do convênio, erros que podem gerar glosas e que têm um impacto direto no faturamento da organização e, consequentemente, no resultado do hospital. Em algumas instituições, o percentual de glosa pode chegar a 10% do faturamento mensal de todos os serviços. Nesse sentido, o BI é uma ferramenta extremamente facilitadora para identificação das causas e possíveis ajustes em processos. Mas vai além, o Bi permite que os gestores tenham uma agilidade nas análises, trazendo ferramentas fáceis e informações em tempo real.
2. Análise de convênios: com o acompanhamento dos índices de glosas também é possível analisar quais convênios geram mais glosas em determinado procedimento, prazo médio de recebimento e principais motivos. Além disso, o quanto as glosas representam na receita líquida do hospital, bem como o tempo para recuperação do dinheiro que o convênio não pagou.
A partir das informações analisadas, os gestores podem tomar decisões estratégicas identificando eventuais problemas no registro dos pacientes, ou negociar com os convênios para ampliar a cobertura de determinados procedimentos. Todas essas informações irão reduzir a perda de recursos e otimizar ao máximo o controle financeiro das instituições.
3. Avaliação dos Centros de Resultado:os centros de resultados dos hospitais são a chave para mensurar a saúde financeira da instituição. Um exemplo é o Centro Cirúrgico. Além de avaliar o porte dos procedimentos realizados e taxa de ocupação do centro cirúrgico, é importante analisar os equipamentos e medicamentos utilizados. O mesmo vale para outras especialidades como a hemodinâmica: os gestores podem avaliar as taxas dos materiais de alto custo utilizados, ampliando o controle dos OPMEs. A partir dos dados indicados pelo BI, os gestores podem tomar as decisões mais assertivas para os principais centros de resultados.
Essa análise mais apurada é necessária, uma vez que os centros de resultado trabalham com procedimentos e materiais de alto custo que têm um impacto direto nas finanças da organização.
4. Taxa de ocupação de leitos: o acompanhamento e a análise das taxas de ocupação de leitos é um dos requisitos para obtenção de certificações e acreditações hospitalares como a ONA (Organização Nacional de Acreditação) e a JCI (Joint Commission International), que atestam a qualidade dos serviços prestados e ampliam a credibilidade das organizações. Os dados deste indicador apontam o tempo de ocupação, rotatividade e ociosidade dos leitos. Tais informações ampliam o controle dos gestores sobre a usabilidade dos espaços em determinado período, o que permite tomar ações estratégicas que otimizem a ocupação dos leitos.
5. Estoque e Suprimentos: a gestão do custo e o controle de autorização do setor de Órteses, Próteses e Materiais Especiais (OPMEs) é extremamente importante para as organizações de saúde, uma vez que tais materiais têm um preço elevado para aquisição e armazenamento. Assim, para evitar o desperdício ou a perda de suprimentos pelo vencimento do prazo de validade é essencial ter um sistema de gestão eficiente e de controle de dados. Com o BI é possível visualizar o melhor prazo para compras, a estrutura para ressuprimentos por classes de materiais e outros aspectos que aperfeiçoam o controle e a gestão dos materiais e medicamentos de alto custo para o hospital.
6. Performance das Agendas: o controle dos indicadores relacionados à agenda dos hospitais permite melhorar a produtividade das organizações em todos os setores. Com um sistema de BI, é possível acompanhar a agenda dos médicos e dos centros cirúrgicos, visualizando o número de atendimentos realizados por cada profissional, os procedimentos executados em determinado período, assim como dados mais avançados que permitem otimizar o tempo de atendimento e ocupação das salas.
Com a identificação de ociosidade é possível alterar o modo de agendamento dos centros cirúrgicos, por exemplo. Em vez de marcar aleatoriamente procedimentos invasivos que exigem a total esterilização dos centros cirúrgicos e podem deixar a sala parada por até 1 hora, os funcionários da recepção podem intercalar a realização de procedimentos mais simples com um tempo menor para esterilização da sala. Assim, as atividades mais complexas podem ser realizadas a noite, ampliando a taxa de ocupação da sala ao longo do dia.
Esse tipo de análise só é possível de ser realizada com o apoio de dados avançados, uma vez que cada hospital tem demandas e necessidades específicas. Em algumas organizações a otimização da agenda pode revelar que há um fluxo maior de atendimentos no período da manhã, por exemplo. Com isso, os gestores podem alocar mais funcionários para agilizar os processos da recepção clínica, reduzindo as filas e o tempo de espera dos pacientes.
O mesmo vale para outros aspectos que podem ser avaliados com o controle do indicador de performance das agendas. O tempo de consulta e o número de procedimentos realizados por cada médico podem ser explorados para aperfeiçoar a produtividade e a humanização do atendimento. A partir dos dados é possível conhecer as características do público, visando melhorar a experiência do paciente dentro da instituição.
Indicadores econômicos hospitalares
Todos os indicadores citados anteriormente vão de alguma forma impactar nas finanças das unidades hospitalares. Mas para ampliar o controle e a gestão financeira é essencial acompanhar indicadores econômicos específicos como:
7. Contas a Pagar: o controle das entradas e saídas em um fluxo de caixa é um processo básico de gestão financeira. Com um sistema de BI é possível realizar a gestão financeira de modo integral, com a análise de todos os tributos que são pagos, comparando os valores de pagamento aos fornecedores e avaliando períodos específicos como um trimestre, por exemplo. A partir disso é possível fazer uma junção das contas a pagar com o que há no caixa da organização. O indicador auxilia na organização e planejamento financeiro, indicando os benefícios a serem pagos, folhas de pagamentos, os fornecedores que têm um custo mais alto, etc. A partir disso, a organização pode buscar negociações ou até mesmo benefícios e incentivos fiscais para reduzir as taxas de impostos, caso seja identificada alguma discrepância nas entradas e saídas do fluxo de caixa.
8. Faturamento (Análises por convênios): o indicador de faturamento demonstra o quanto a organização conseguiu recuperar dos valores perdidos com glosas, o quanto foi produzido, faturado e recebido de cada convênio. O indicador mostra ainda o quanto do faturamento está relacionado ao pagamento de impostos e o percentual de glosas que aconteceram no período analisado.
A partir disso, é possível identificar falhas dos processos, estabelecer critérios para renegociação de tabelas com os convênios, visando aumentar a recuperação das glosas, assim como o prazo para recuperação dessas.
9. Repasses: em organizações de grande porte, a análise de repasses para terceiros é um indicador essencial que também tem como objetivo observar os gargalos no pagamento dos convênios, médicos, anestesistas, equipes multifuncionais e profissionais que atendem na unidade. Com esse controle, a instituição pode identificar falhas no pagamento ou ainda cruzar os dados de repasses com outros indicadores como de produtividade dos profissionais ou de número de glosas e estabelecer ações estratégicas que reduzam custos para o hospital.
Além dos indicadores apresentados acima, existem uma infinidade de informações que podem ser obtidas de ferramentas de gestão e sistemas avançados como o BI. O controle de dados deve ser uma prioridade para as organizações que buscam excelência no atendimento e equilíbrio financeiro. Com a gestão de indicadores os hospitais se adequam aos critérios de várias acreditações e certificações hospitalares, que ampliam a credibilidade e reconhecimento da qualidade dos serviços prestados.
Fonte: Pixeon | Escrito por: Nactacha Chaves
